ブログをご覧の皆様こんにちは!今日のブログでは私が月5本議事録を作成した経験をもとに議事録の書き方についてご紹介します。結論から言うと、会議に終了後に議事録が既に出来上がるくらい手元のメモに議論の流れを単語と図形でまとめておくことがポイントです。

1.議事録の目的

  1. 発言者と発言内容の確認
  2. 合意した内容や次への課題を整理
  3. 会議に参加していない関係者へ議論の流れ、結論を知らせるため

2.議事録に記載する情報

議事録とは人が集まって話し合った内容を文章でまとめたの文書のことを言います。
必要な情報:①発言者・発言内容
      ②議論のテーマと流れ
      ③合意した内容
      ④次の課題


3.議事録を月5本作成した結果、身についた記録術

①メモの取り方
私はテープレコーダーは使わずメモから文章を起こします。
メモは単語でとりましょう。
結論やテーマは何か?誰がそれを言ったのか?などを単語で記録します。

メモするもの:①発言者
       ②発言内容
       ③結論・反論


②記録のまとめ方
  1. 会議中にメモとまとめる作業を同時並行で行う
  2. 関係がある単語を◯や線で繋いで話題のまとまりを作る
会議の中で、話題は次々展開されたり行きつ戻りつすることが多々あります。後から振り返って、どのような話題を誰が話したかわかるようにメモした単語を◯や線などの図形で繋ぐことをオススメします。どの◯や線とも繋がらない話題は、カットしても差し支えありません本筋に影響しない無駄な話題です。会議の中で話は飛んでも、議事録内では飛ばせない。どんなに紛糾した会議でも、議事録は理路整然とまとめましょう

③文字起こし方法
会議中に作成したメモをもとに文字に起こします。メモは単語と◯や線で結ばれたまとまりで構成されています。会議中に◯や線で話題を整理し結論を追うことで、終了時には、頭の中に構成ができあがっています頭にある文章を手元のメモを見ながら整合性が取れた文章に仕上げる作業です。

4.議事録で組織を動かす

作成した議事録は会社の意思決定権者が承認し配信されるのが通例です。配信された文書をもとに現場管理者は動きます。文書の出来が組織の動き方を決めるそう言っても過言ではありません。

5.自動化について

文字起こしアプリなどで文章を作成するアプリが出回って久しいです。確かに便利です。ただ、文字に起こしただけでは議事録は出来上がりません。それらを◯や線で結び、まとまりにして話題を構成する。これらができるようになってはじめて自動化できるようになったと言えます。今のところ、そこまでの能力をもった自動化文書ソフトは市場に出回っていません。ライティングスキルはまだまだ人の役割だと私は思います
 

まとめ

議事録はレコーダーは使用しても構いませんが、丸々それを文字起こしするということはやめましょう。それよりも、単語でメモをとり、◯や線などの図形でまとまりを作り、話題を構成しながら会議に参加しましょう。効率も良いし、議論に入り込むことも可能です。ぜひ試してみてください。それでは次回の更新をお楽しみに! 
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