カテゴリ: 社会人学習

ブログをご覧の皆様こんにちは!今日のブログでは私が月5本議事録を作成した経験をもとに議事録の書き方についてご紹介します。結論から言うと、会議に終了後に議事録が既に出来上がるくらい手元のメモに議論の流れを単語と図形でまとめておくことがポイントです。

1.議事録の目的

  1. 発言者と発言内容の確認
  2. 合意した内容や次への課題を整理
  3. 会議に参加していない関係者へ議論の流れ、結論を知らせるため

2.議事録に記載する情報

議事録とは人が集まって話し合った内容を文章でまとめたの文書のことを言います。
必要な情報:①発言者・発言内容
      ②議論のテーマと流れ
      ③合意した内容
      ④次の課題


3.議事録を月5本作成した結果、身についた記録術

①メモの取り方
私はテープレコーダーは使わずメモから文章を起こします。
メモは単語でとりましょう。
結論やテーマは何か?誰がそれを言ったのか?などを単語で記録します。

メモするもの:①発言者
       ②発言内容
       ③結論・反論


②記録のまとめ方
  1. 会議中にメモとまとめる作業を同時並行で行う
  2. 関係がある単語を◯や線で繋いで話題のまとまりを作る
会議の中で、話題は次々展開されたり行きつ戻りつすることが多々あります。後から振り返って、どのような話題を誰が話したかわかるようにメモした単語を◯や線などの図形で繋ぐことをオススメします。どの◯や線とも繋がらない話題は、カットしても差し支えありません本筋に影響しない無駄な話題です。会議の中で話は飛んでも、議事録内では飛ばせない。どんなに紛糾した会議でも、議事録は理路整然とまとめましょう

③文字起こし方法
会議中に作成したメモをもとに文字に起こします。メモは単語と◯や線で結ばれたまとまりで構成されています。会議中に◯や線で話題を整理し結論を追うことで、終了時には、頭の中に構成ができあがっています頭にある文章を手元のメモを見ながら整合性が取れた文章に仕上げる作業です。

4.議事録で組織を動かす

作成した議事録は会社の意思決定権者が承認し配信されるのが通例です。配信された文書をもとに現場管理者は動きます。文書の出来が組織の動き方を決めるそう言っても過言ではありません。

5.自動化について

文字起こしアプリなどで文章を作成するアプリが出回って久しいです。確かに便利です。ただ、文字に起こしただけでは議事録は出来上がりません。それらを◯や線で結び、まとまりにして話題を構成する。これらができるようになってはじめて自動化できるようになったと言えます。今のところ、そこまでの能力をもった自動化文書ソフトは市場に出回っていません。ライティングスキルはまだまだ人の役割だと私は思います
 

まとめ

議事録はレコーダーは使用しても構いませんが、丸々それを文字起こしするということはやめましょう。それよりも、単語でメモをとり、◯や線などの図形でまとまりを作り、話題を構成しながら会議に参加しましょう。効率も良いし、議論に入り込むことも可能です。ぜひ試してみてください。それでは次回の更新をお楽しみに! 


ブログをご覧の皆様こんにちは!サイバー大学の春学期が開講しました!昨日移動時間を活用して学習したのは「セルフマネジメント論」担当講師は客員教授の小松俊明先生です。その中で紹介されていた時間管理のマトリックスが非常に参考になったので、明日からの仕事に早速生かしてみたいと思います。

担当講師のご紹介

本題に入る前に担当講師のご紹介です。科目をご担当されるのは小松俊明先生です。1992年慶大(法)を卒業後、住友商事に入社し鋼管貿易担当。1996年、アジアで採用支援会社を起業。2001年、米国資本の会社で管理職採用担当。2008年、採用支援会社を起業。現在に至る。代表作は「できる上司は定時に帰る」他多数。日系と外資系企業に勤め、国内と海外で2度の起業体験があり、海外在住12年の異色のキャリア。現在、国立大学法人東京海洋大学教授及びサイバー大学客員教授を務める。

出典 サイバー大学教員紹介より

時間管理マトリックス

まずはこちらの図をご覧ください。
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 時間管理マトリックスとは緊急度と重要度の二つの軸でタスクを四領域に分類したものです。緊急を要する仕事はすぐに片付けなくてはなりません。しかし、すぐにやらなくてはならないものの全てが重要かというとそうでもありません。重要でない業務も時として優先順位が高まることがあります。例えば、私の務める老人ホームではコロナ禍ということもあり、毎日入居者の体温測定を実施しています。これは重要度の高い業務ですが緊急度は高くないように思います。しかし、事前に担当を決めずに当日を迎えてしまうと誰が主体的に行うのかわからず時間が経過してしまいます。結果的に1日が終わる前に慌てて行う羽目になってしまい、緊急性が高くなってしまいます。


業務の緊急性を取り除く

 これを回避するために緊急度の高い業務の見直しを行う必要があります。例えば先ほどご紹介した体温測定は事前に曜日制で看護師・ケアマネ・介護士で分担して行う方法を採用しました。事前に決まっていれば段取りを組めるので、緊急度が高まることはありません。このように緊急度が高く・重要度の高い業務は、決まり事にすることで緊急度を下げることができます。

 続いて、注目すべき領域は第三領域、重要ではないが緊急である場合です。これらはアポイントメントなしの面会や会議などの時間が拘束されるものを含みます。回避する方法としては、会議の頻度を見直すことやアポ無しの面会をお断りすることなどが挙げられます。

 上記の具体例に共通しているのは、どちらも緊急度の見直しです。今すぐやらなくてはいけない仕事が多いと感じている方は、緊急性の見直しをお勧めします。見直しのポイントは定型化できる業務かどうか。頻度の見直しができるかどうか。この2点です。


余裕時間を作り出し自己投資に当てよう

 この2点を行った結果、第二領域の急ぎではないが重要性の高い業務に時間を割くことができます。急ぎではないが、重要度の高い業務とは何か?それを示した図をご紹介します。
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 急ぎではないが、重要な業務、それは時間の投資です。こちらの図では、緊急性や重要性によって業務が持つ時間的な性質が変わることを示しています。例えば、重要性が高くかつ緊急性も高い業務は時間の消費です。入居者の急変や救急対応などの避け難い業務と言えます。

 対して重要度は低いが緊急度の高い業務は時間の浪費です。アポなしの面会や多すぎる会議などがこれにあたります。重要でもない緊急でもない、ただダラダラと時間を過ごしてしまうことを空費と言います。空費はできるだけ避けた方が良いことは言うまでもありません。緊急性の高い業務をなるべく排除し、段取りを持って仕事を終えるようにスケジュールを組みます。それによって空いた時間で急ぎではないが将来の自分にとって必要な学習や人脈づくりなどに時間を投資するのです。

時間の投資によって生み出されるもの

 時間の投資によって生み出されると期待されるものは、今の自分×学びで得た知識による創造的なサービスや発明品の創出です。イノベーションと言い換えて良いと思います。イノベーションを行うために、自らの時間を作り出し、学び、自分のブランディングを進めます。ブランディングされた自分を軸に人脈を広げることでイノベーションを創出する確度が高まります。

時間の見える化

 これらを行うために、時間の記録は必須です。何にどれくらい時間を使っているのか把握するために所要時間を書き出しましょう。そして自分の時間の使い方を研究します。時間の偏りがあれば整えます。便利なサイトとして授業内ではTogglが紹介されていました。こんなイメージです。
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まとめ

 「大切なことだけど、今じゃない。」そうやって後回しにしてると自分に投資できる時間がなくなってしまいます。そうならないために、急を要する状況を無くしましょう。そのために、時間管理マトリックスは便利です。自分が抱えている仕事をマトリックスで整理し、急がなくても良い業務や定型化できそうな業務を探してみましょう。今回のブログは以上です。それでは次回の更新をお楽しみに! 

ブログをご覧の皆様こんにちは!実は先日とあるWebメディアの方から記事執筆の打診がありました。最終的には依頼までは至りませんでした。1記事8000円、頻度は週1回とのことでしたが、実現しなくてホッとしています。

アンダーマイニング効果

アンダーマイニング効果という言葉をご存知でしょうか?
これは内発的に動機付けられた行為であっても、報酬を与えるなどの外発的な動機付けを与えると、やる気が低減してしまう現象のことを言います。ほとんどの人が、このあと報酬を打ち切られると、やる気を完全に失ってしまいます。趣味でやっていることに報酬が発生すると、もともとタダでやっていたのに、やめてしまう。これってすごく残念ですよね。

タチコマ・セキュリティ・エージェントモバイル

実はこの言葉はタチコマが教えてくれました。

もともと趣味でやっていることにお金がもらえることになりました。
お金はほしいですか?このようにタチコマが問いかけてきました。
欲しいです。と答えると、アンダーマイニング効果について説明してくれました。この回答は、他の利用者の回答と合わせて集計中です。現在のところ72.5%の利用者が報酬が欲しいと回答したとのこと。

まとめ

お金の力はすごいです。それによって楽しみがなくなると思うと恐ろしいですね。今後も記事執筆依頼が来ても基本はお断りしようと思います。それが自分のためです。それでは次回の更新をお楽しみに! 

 ブログをご覧の皆様こんにちは!昨日は長男の小学校入学式でした。時間が経つのは早いものであっという間です。保育園の入園説明会に1歳の長男を連れて妻と一緒に参加したのがついこの前だったのに。次男も4歳になり、そして3人目がもう時期に産まれます。

長男が勉強熱心です

 長男はこの頃「ぼく勉強がしたいねん」と学習帳を開き熱心にひらがなの書き取り練習をしています。1行に8文字書けるタイプのノートを使っています。一番上のマスに見本の文字を親が書き、2から4段目のマスに上からなぞれるようにうっすらと文字を書いてあげます。5段目から8段目は自分で書きます。3つアドバイスしました。一つ目が自分で書いた文字と見本の文字の違いを見比べること。二つ目がマスの枠に大きな文字を書くこと。三つ目が文字には小さい部分と大きい部分がある、そのバランスに気をつけること。20分くらいで8行×8列の64文字を書き終えます。書き終わったら自ら花丸をつけています。花丸をつけたあとに親に見せに来るのですが、5段目の文字から8段目の文字にかけて成長が見て取れます。子供の成長速度に感動を覚えます!😭

 親として子供が勉強を頑張ってくれるのはとても嬉しいことです。一点気をつけているのは「切り上げさせるタイミング」です。集中力がなくなると精度が落ちます。精度が落ちるとできていたことができなくなり、できなくなると落ち込み、楽しめなくなります。ですから集中力が切れた様子が見えたら「その辺にしといたら?」と声をかけてやめさせるようにしています。休憩したり、遊んだりすると、夕方くらいに再び「ぼく勉強がしたいねん。」と言い出し、ノートを取り出し再開します。勉強を続けさせるコツはやめさせるタイミングなのかも?と思いました。

 自らやる気になってくれたのは、おそらく親のマネです。私が早朝にパソコンで勉強をしている姿を見て、長男もその気になったのだと思います。いつか一緒に早朝学習するようになるのでしょうか。その日が待ち遠しいです😆

サイバー大学 春学期開講

 サイバー大学の春学期が開講し、昨日から受講がスタートしました。受講科目は専門科目が7科目14単位、教養科目が5科目6単位、合計20単位です。学期は前期8回・後期8回に分かれています。専門科目は前期・後期合わせて16回構成です。それに対して教養科目5科目のうち、3科目は前期のみで終了します。前期よりも後期が楽になるように設定しました。これらの単位を取得するために計画を立ててみたいと思います。

PDCAサイクルはPlan(計画)からはじめる

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 こちらの図は以前にご紹介したPDCAサイクルです。自らの行いを振り返るのにとても便利です。また、何かを始めようとする時にどこから始めれば良いのかを示してくれる便利な図です。まずPlan(計画)から始めます。そしてDo(実施)します。受講科目の学習計画を1週間のスケジュールに反映させてみて、まずやってみる。そこから始めたいと思います。スクリーンショット 2021-04-08 4.44.35
 こんな感じにおさまりました。後期に受講予定の「医療・ヘルスケアとIT」は含まめていません。
 
 専門科目は自宅でPCに向かいながら2時間きっちり学習します。教養科目は移動時間や隙間時間で使って学習することにしました。専門科目は演習課題や難易度が高い科目です。インプットだけでなくアウトプットも求められます。ですからPCにむかえる4時から6時の間で学習したいと思います。

まとめ

いよいよ始まりました。計画しやってみる。そして評価して改善する。科目の特徴や自分との相性などはやってみないとわかりません。「無理があるな、余裕があるな。」と感じた時に素早く評価し改善したいと思います。今回の更新は以上です。それでは次回の更新をお楽しみに!

 

 ブログをご覧の皆様こんにちは!昨日のブログでは友成真一氏の著書「問題はタコつぼではなくタコだった?自分経営入門」を読んだ感想についてご紹介しました。印象に残ったのはタコつぼ理論と自分経営の2点です。『自分はタコつぼ(価値観・境遇)の中にいる。相手もタコつぼの中にいる。まずはそれを自覚しそれから対話を始めましょう。大小様々なタコつぼの価値観に自分の生き方を委ねるのはとても居心地の良いことです。そこに学びがあって、自分が楽しめているのなら言うことはありません。しかし、楽しくないのなら、自分にとって楽しいことは何なのか?きちっと向き合った方がいいよ。向き合うのはエネルギーがいるけれど、それすらも楽しいから。』そんなメッセージを受け取りました。

 今回のブログではサイバー大学の教養科目人工知能入門のディベート課題で出題された内容についてご紹介します。こんな課題が与えられました。
テーマ「あなたが好きなAIが出てくる映画、小説、漫画、ゲームなどについて」
内容:あなたが好きな(あるいは興味を持った)AI(ロボットも含みます)を示し、なぜそのAIが好きか(興味を持ったか)を説明してください。

私が作りたいAIもしくはロボットに近い存在はポケモン

 好きなAIもしくはロボットについての説明について求められました。私が好きなものというか作りたいもののイメージに最も近いのはポケットモンスターに登場するサトシのピカチュウです。ピカチュウにポケットモンスターに登場するロトムの能力を足したような存在です。ピカチュウは一言でいうと相棒です。そばにいて励ましてくれますし、癒しもあります。ロトムはあらゆる電化製品に寄生するポケモンです。寄生された電化製品はIoT化し、世界中のロトム同士とインターネットを介して通信できるようになります。主人公の疑問や質問にも応答してくれますし、スマホで撮影した既知(主人公にとって未知)のポケモンの名前や属性・タイプなどの特徴を教えてくれます。とても有能ですいいですよね。ぜひ実現したいです。
 
 しかし、これらはAIでもロボットでもなくポケモンなんですよね。これでは課題に答えたことにはならないです。課題にきちんと答えた上で、私の理想はこれです。と出すのは良いと思うので、その方向で頑張ります。

攻殻機動隊

 攻殻機動隊というアニメをご存知でしょうか?小学生の時にGhost In The Shellをみて全く理解できなかったのですが、大学生の時にStand Alone Complexをみてどハマりしました。以下にWikipediaより引用したあらすじを転載します。

 時は21世紀、第3次核大戦とアジアが勝利した第4次非核大戦を経て、世界は「地球統一ブロック」となり、
科学技術が飛躍的に高度化した日本が舞台。その中でマイクロマシン技術(作中ではマイクロマシニングと表記されている)を使用して神経ネットに素子(デバイス)を直接接続する電脳化技術や、義手・義足にロボット技術を付加した発展系であるサイボーグ義体化)技術が発展、普及した。結果、多くの人間が電脳によってインターネットに直接アクセスできる時代が到来した。生身の人間、電脳化した人間、サイボーグ、アンドロイドが混在する社会の中で、テロ暗殺汚職などの犯罪を事前に察知してその被害を最小限に抑える内務省直属の攻性公安警察組織「公安9課」(通称「攻殻機動隊」)の活動を描いた物語。
Wikipedia 攻殻機動隊より引用

タチコマとはナニモノ?

その中にタチコマという思考戦車が登場します。タチコマについての説明もWikipediaより引用します。

 公安9課が保有する思考戦車。機体色は濃い水色。後部ポッド部と中央胴体部からなり、胴体には3指付きのマニピュレータ2本と、4本の脚、擲弾発射器(グレネードランチャー)と、目の様に見える3つの光学素子を持つ球形の外部観測機器が接続されている。なお、後部ポッド部にも外部観測機器が装備されている。マニピュレータは指でリバーシを打ったり、携帯ゲーム機で遊ぶなどの器用さを備え、右腕にはチェーンガンが固定装備されている。脚部にはタイヤが装備され、足による歩行、もしくはタイヤによる走行が可能である。後部のポッドには人が乗り込んで操縦が可能。ポッドは狭く、定員は1名。

 「思考戦車」と呼ばれている所以は、人工ニューロチップを用いた人工知能(AI)を搭載し、自ら思考し自律的に行動することができるためである。会話は自然言語だけでなくボディーランゲージジェスチャーまで行うため、人型とはかけ離れた外見でありながら仕草が妙に人間臭く見える。声と口調は子供っぽいが、第12話「タチコマの家出」で荒巻大輔の声を借りたように、サンプルさえあれば任意のものに変えることもできる。タチコマのAIは当初本体に内蔵されていたが、『2nd GIG』以降のいわゆる「ニュータチコマ」となってからは、草薙素子の思惑によりニューロチップ開発者の有須田博士によってAIは改良され、米帝の人工衛星に積み込まれた。そのため、以後は胴体部にあるアンテナを介して思考している。フチコマと同様に、記憶と経験を並列化される。
Wikipedia 攻殻機動隊より引用

 口調や身振り手振りの説明がかわいいです。まずそこが好きです。タチコマは一台ではなく複数台います。それらの記憶や経験が並列化される。これすごいですよね。もっと面白さを伝えたくて色々調べていると、いくつか面白いものに出会ったのでご紹介します。

タチコマ 8分の1コミュニケーションロボット うごく、しゃべる、並列化する。


 

 音声認識/自然言語処理/音声合成といった最新のテクノロジーを用いてタチコマとおしゃべりができます。また、関節や車輪に21のモーターが搭載されており、作中に登場するタチコマに近い動きを再現しています。声に合わせて身振り手振りで個性豊かに振る舞うこともできます。そして搭載されているカメラで物体を認識、タチコマが学習・成長します。例えば、ユーザーが「リンゴは甘いんだよ。」と教えると「リンゴは甘いのかぁ。」という具合です。そして、驚きの事実!!並列化も再現されるのです。学習した情報はクラウドに送信され他のタチコマ8分の1と並列化します。直接学習していないことも並列化によって獲得することができるのです。なんて賢いんだ!当然インターネットとも連携しており、天気や交通情報など話しかければ答えてくれます。

 これ欲しいです!いつか家にコミュニケーションロボットを置きたいと思っていたのですが、これにしようかな。タチコマはスマートフォンで操作することができ、搭載されたカメラからタチコマが見ている映像を見ながら遊ぶことができます。楽しそう!


タチコマセキュリティエージェントモバイル

 もう一つがタチコマセキュリティエージェントモバイルです。
株式会社KDDI総合研究所や国立大学法人横浜国立大学など8社・期間が取り組むウェブ媒介型サイバー攻撃対策プロジェクト「Wrap Drive(Web-based Attack Response with Practical and Deployable Research InitiatiVE)」において、Android版セキュリティアプリ「タチコマ・セキュリティ・エージェント・モバイル(タチコマ・モバイル)」を利用したユーザー参加型の実証実験です。

 今日もTwitterでトレンドにDDoS攻撃がランクインしていましたね。DDoS攻撃を説明する前にDoS攻撃について簡単に説明します。過剰なアクセスやデータなどをウェブサイトやサーバーなどに送りつけコンピュータに負荷をかけてサーバーをダウンさせることをDoS攻撃と言います。DDoS攻撃はDoS攻撃を複数のコンピュータから大量に送りつける攻撃のことを言います。複数のコンピュータから送りつけるために、攻撃者が第3者のスマートフォンやパソコンなどのデバイスを乗っ取ることがあります。これらの乗っ取りなどをタチコマが検知して教えてくれます。

 なおセキュリティの研究開発を目的として同アプリでは、ウェブアクセス履歴、アプリ表示履歴、インストールアプリ一覧、SMSメッセージのハッシュ値、パブリックIPアドレスとその接続種別、端末情報、公式アプリ配布サイト以外でのユーザーのインストール許可操作に関するデータを収集します。収集した情報は個人が特的できない匿名情報に加工されます。同データは研究開発のみに使用し、その他の目的に利用しないこと、参加者はいつでも実証実験をやめることができ、提供したデータの削除を求めることができるとしています。


タチコマ(開発者)からのメッセージ

しょく〜ん!
本プロジェクトは、みんなの行動から、実際のセキュリティインシデントを調べるだけでなく、一緒に「これからのセキュリティはどうあるべきか?」ということを一緒に考える一大プロジェクトなのであ〜る!例えば、セキュリティのために個人情報はどこまで提供できるのか?もっと根源を問えば、人はセキュリティのためにどこまでコストを払えるのか?といったように、これからのセキュリティのあるべき姿について、さまざまな問いを立ててみんな考えていきたいと思う!」


まとめ

攻殻機動隊のタチコマはセキュリティ開発やロボット開発など現実社会おいても活躍していることがわかりました。なおタチコマ8分1は sold outということがわかりました。残念です。でも近いうちにコミュニケーションロボットは買いたいと思います。自作のアプリやAIを搭載して子供と一緒に遊びたいです。今回のブログは以上です。それでは次回の更新をお楽しみ! 

タチコマ・セキュリティ・エージェントモバイルアプリ画面

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