ブログをご覧の皆様こんにちは!サイバー大学の春学期が開講しました!昨日移動時間を活用して学習したのは「セルフマネジメント論」担当講師は客員教授の小松俊明先生です。その中で紹介されていた時間管理のマトリックスが非常に参考になったので、明日からの仕事に早速生かしてみたいと思います。

担当講師のご紹介

本題に入る前に担当講師のご紹介です。科目をご担当されるのは小松俊明先生です。1992年慶大(法)を卒業後、住友商事に入社し鋼管貿易担当。1996年、アジアで採用支援会社を起業。2001年、米国資本の会社で管理職採用担当。2008年、採用支援会社を起業。現在に至る。代表作は「できる上司は定時に帰る」他多数。日系と外資系企業に勤め、国内と海外で2度の起業体験があり、海外在住12年の異色のキャリア。現在、国立大学法人東京海洋大学教授及びサイバー大学客員教授を務める。

出典 サイバー大学教員紹介より

時間管理マトリックス

まずはこちらの図をご覧ください。
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 時間管理マトリックスとは緊急度と重要度の二つの軸でタスクを四領域に分類したものです。緊急を要する仕事はすぐに片付けなくてはなりません。しかし、すぐにやらなくてはならないものの全てが重要かというとそうでもありません。重要でない業務も時として優先順位が高まることがあります。例えば、私の務める老人ホームではコロナ禍ということもあり、毎日入居者の体温測定を実施しています。これは重要度の高い業務ですが緊急度は高くないように思います。しかし、事前に担当を決めずに当日を迎えてしまうと誰が主体的に行うのかわからず時間が経過してしまいます。結果的に1日が終わる前に慌てて行う羽目になってしまい、緊急性が高くなってしまいます。


業務の緊急性を取り除く

 これを回避するために緊急度の高い業務の見直しを行う必要があります。例えば先ほどご紹介した体温測定は事前に曜日制で看護師・ケアマネ・介護士で分担して行う方法を採用しました。事前に決まっていれば段取りを組めるので、緊急度が高まることはありません。このように緊急度が高く・重要度の高い業務は、決まり事にすることで緊急度を下げることができます。

 続いて、注目すべき領域は第三領域、重要ではないが緊急である場合です。これらはアポイントメントなしの面会や会議などの時間が拘束されるものを含みます。回避する方法としては、会議の頻度を見直すことやアポ無しの面会をお断りすることなどが挙げられます。

 上記の具体例に共通しているのは、どちらも緊急度の見直しです。今すぐやらなくてはいけない仕事が多いと感じている方は、緊急性の見直しをお勧めします。見直しのポイントは定型化できる業務かどうか。頻度の見直しができるかどうか。この2点です。


余裕時間を作り出し自己投資に当てよう

 この2点を行った結果、第二領域の急ぎではないが重要性の高い業務に時間を割くことができます。急ぎではないが、重要度の高い業務とは何か?それを示した図をご紹介します。
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 急ぎではないが、重要な業務、それは時間の投資です。こちらの図では、緊急性や重要性によって業務が持つ時間的な性質が変わることを示しています。例えば、重要性が高くかつ緊急性も高い業務は時間の消費です。入居者の急変や救急対応などの避け難い業務と言えます。

 対して重要度は低いが緊急度の高い業務は時間の浪費です。アポなしの面会や多すぎる会議などがこれにあたります。重要でもない緊急でもない、ただダラダラと時間を過ごしてしまうことを空費と言います。空費はできるだけ避けた方が良いことは言うまでもありません。緊急性の高い業務をなるべく排除し、段取りを持って仕事を終えるようにスケジュールを組みます。それによって空いた時間で急ぎではないが将来の自分にとって必要な学習や人脈づくりなどに時間を投資するのです。

時間の投資によって生み出されるもの

 時間の投資によって生み出されると期待されるものは、今の自分×学びで得た知識による創造的なサービスや発明品の創出です。イノベーションと言い換えて良いと思います。イノベーションを行うために、自らの時間を作り出し、学び、自分のブランディングを進めます。ブランディングされた自分を軸に人脈を広げることでイノベーションを創出する確度が高まります。

時間の見える化

 これらを行うために、時間の記録は必須です。何にどれくらい時間を使っているのか把握するために所要時間を書き出しましょう。そして自分の時間の使い方を研究します。時間の偏りがあれば整えます。便利なサイトとして授業内ではTogglが紹介されていました。こんなイメージです。
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まとめ

 「大切なことだけど、今じゃない。」そうやって後回しにしてると自分に投資できる時間がなくなってしまいます。そうならないために、急を要する状況を無くしましょう。そのために、時間管理マトリックスは便利です。自分が抱えている仕事をマトリックスで整理し、急がなくても良い業務や定型化できそうな業務を探してみましょう。今回のブログは以上です。それでは次回の更新をお楽しみに!